Eigentümerversammlungen, Beschlüsse und ihre Anfechtung

Eigentümerversammlungen Einladung durch den Hausverwalter: Die Einladung zur Eigentümerversammlung und die Tagesordnung für Beschlussfassungen (Detail) sind jedem Wohnungseigentümer mindestens zwei Wochen vor dem Versammlungstermin schriftlich zur Kenntnis zu bringen. Der Verwalter hat daher für die Eigentümerversammlung eine Einladung an die Wohnungseigentümer mit Zeit, Ort und Tagesordnung zu übermitteln. Beabsichtigte Beschlussfassungen sind mit Information mitzuteilen, wenn eine rechtskonforme Beschlussfassung in der Versammlung stattfinden soll.

Zustellung: Es beginnt mit der richtigen Adresse, da sonst für Beschlüsse bereits ein Formalmangel vorliegt, der bei Anfechtung (egal, ob die Abstimmung anders ausgegangen wäre) zur Aufhebung des Beschlusses führen kann. Die Einladung ist an die jeweiligen Wohnungseigentümer zu übersenden, und zwar an den Wohnungseigentümer einer Wohnung oder sonstigen Geschäftsräumlichkeit an die Anschrift seines Wohnungseigentumsobjektes oder an eine andere von ihm bekannt gegebene inländische Zustellanschrift.

Der Wohnungseigentümer kann Zustellung an Stelle des Postweges per E-Mails verlangen. Hat der Wohnungseigentümer dies verlangt, so ist ihm die Einladung per E-Mail zu übermitteln. Bei Bekanntgabe einer inländischen Zustellanschrift ist an diese zuzusenden (wenn nicht per Mail gefordert. An eine ausländische Zustellanschrift ist von Gesetzes wegen nicht zuzusenden. Hat der Wohnungseigentümer weder eine E-Mail-Adresse noch eine inländische Zustellanschrift bekanntgegeben, so ist ihm an die Adresse der Wohnung oder der sonstigen selbstständigen Räumlichkeit zuzusenden. Es ist auch nicht erforderlich, dass die Einladung im Sinne des Zustellgesetzes zugestellt wird. Wesentlich ist die wirksame Übersendung, also das Absenden der Einladungen an die richtige Adresse.

Zustellung an Wohnungseigentümer eines Abstellplatzes für Kraftfahrzeuge ist ein Spezialfall: Hier hat die Übersendung an eine obligatorisch bekannt zu gebende inländische Zustellanschrift zu erfolgen (wohin die Vorschreibungen der Verwaltung gesendet werden). Darüber hinaus ist es auch denkmöglich, ihm an die im Grundbuch angeführte Adresse zuzusenden. Hat der Wohnungseigentümer eine E-Mail-Adresse bekannt gegeben, hat man auch dem Wohnungseigentümer eines Kfz-Abstellplatzes an diese E-Mail-Adresse zuzusenden.

Mangels Zustellung per E-Mail wird oft die Zustellung eingeschrieben erfolgen müssen, um als Verwalter eine Dokumentation der fehlerfreien Vorgangsweise der Einladungen zur Hand zu haben. Da auch die Einhaltung der Frist von zwei Wochen vor dem Versammlungstermin ganz wesentlich ist, ist auch für diesen Nachweis der Fristwahrung die Dokumentation wichtig.

fehlerhafte Verständigung: Ein solcher formaler Mangel der fehlerhaften Verständigung von einer Beschlussfassung kann nur geheilt werden, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Einladung dem Wohnungseigentümer tatsächlich zugekommen ist, er daher von der Eigentümerversammlung und deren Inhalt verständigt war und er nicht in seinen Mitwirkungsrechten beschnitten wurde.

Achtung bei der Einladung zur Eigentümerversammlung: Wenn in dieser ein Beschluss gefasst werden soll. Wer den Wohnungseigentümern einen Vorschlag für einen Beschluss zur Abstimmung unterbreitet, hat darin über die gesetzlichen Regelungen über die Stimmenmehrheit zu informieren und darauf hinzuweisen, dass demnach ein auch mehrheitliches Unterbleiben der Stimmabgabe eine wirksame Beschlussfassung nicht jedenfalls verhindert. Es empfiehlt sich daher bereits bei der Einladung diesen gesetzlichen Hinweis zur Beschlussfassung aufzunehmen.

Nicht abzustimmen, verhindert den Beschluss oft nicht, da die neuen Mehrheiten (2/3 der abgegebenen Stimmen, die zugleich ein Drittel der Miteigentumsanteile darstellen) weniger Teilnehmer und weniger Zustimmungen verlangen. Der Wohnungseigentümer muss darauf hingewiesen werden, andernfalls leidet der Beschluss an einem Formalmangel, der im Fall einer Anfechtung zur Beschlussaufhebung führen wird.

Einladung durch die Wohnungseigentümer: Wohnungseigentümer können und dürfen eine Eigentümerversammlung auch selbst ohne den Verwalter einberufen. Auch sie haben natürlich die hierfür erforderlichen Formvorschriften einzuhalten, wenn eine ordnungsgemäße Beschlussfassung garantiert sein soll. Der Verwalter ist grundsätzlich dazu verpflichtet, die Wohnungseigentümer bei der Einberufung der Versammlung in der Gestalt zu unterstützen, dass er die ihm bekannten Zustelladressen anderer Wohnungseigentümer an die ersuchenden Wohnungseigentümer weiterzugeben hat.

Der Verwalter hat jedem Wohnungseigentümer, der dies (im Rahmen seiner Eigentümerstellung) verlangt, Auskunft über die Namen und die Zustellanschriften der anderen Wohnungseigentümer zu geben. E-Mail-Adressen dürfen nur mit der Einwilligung des betreffenden Wohnungseigentümers mitgeteilt werden. (Vorabzustimmungen sollte man dazu also einholen) Der Wohnungseigentümer darf die mitgeteilten Daten ausschließlich für die genannten Verständigungszwecke verwenden. Ein Wohnungseigentümer kann dem Verwalter die Weitergabe seiner Zustellanschrift nur dann untersagen, wenn er ihm gleichzeitig eine andere inländische Anschrift oder eine E-Mail-Adresse bekannt gibt, über die er verständigt und die an andere Wohnungseigentümer weitergegeben werden kann (§ 20 Abs 8 WEG 2002). Unter Hinweis auf diese Untersagung kann der Verwalter die Weitergabe an die ersuchenden Wohnungseigentümer verweigern. Er hat aber die Beschlussformulare bzw. die Einladung zur Eigentümerversammlung an die jeweiligen Wohnungseigentümer in einem solchen Fall weiterzuleiten.

Über den Inhalt der Eigentümerversammlung, insbesondere Abstimmungen, Ergebnisse und schließlich gefasste oder nicht gefasste Beschlüsse hat der Verwalter ein Protokoll zu führen und allen zur Kenntnis zu bringen.

Die Beschlussfassung und ihre Erfordernisse: Grundsätzlich soll eine Beschlussfassung vornehmlich in der Eigentümerversammlung stattfinden, was mangels ausreichender Anwesenheit selten möglich ist. Der Verwalter hat also diesfalls zwingend ein additives Verfahren durchzuführen. Kommt es in einer Eigentümerversammlung bei einer Beschlussfassung nicht zu der erforderlichen Mehrheit, so hat der Verwalter zur Herbeiführung eines Beschlusses, die bei der Versammlung nicht erschienenen und nicht vertretenen Wohnungseigentümer zugleich mit der Bekanntgabe der Niederschrift aufzufordern, innerhalb einer vom Verwalter festgesetzten Nachfrist (sinnvollerweise im Regelfall 14 Tage) eine Stimme abzugeben, die dann zum vorliegenden Ergebnis dazugezählt wird.

Besonderheit des dazuzählenden (additiven) Verfahrens ist, dass die Wohnungseigentümer, die bereits abgestimmt haben, im Gegensatz zum normalen Beschlussverfahren an ihre Stimmabgabe gebunden sind. Das heißt, dass sie nicht noch einmal während der Äußerungs- und Überlegungsfrist der anderen Wohnungseigentümer ihre Meinung ändern können. Nach Ablauf der Frist hat es zu einer Auszählung der Stimmen und Bekanntmachung eines Beschlussergebnisses zu kommen. Auch für das additive Verfahren gelten die neu gesetzlich geschaffenen beiden Möglichkeiten von Mehrheiten (also mehr als 50% aller Eigentümer oder eben Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen, die gleichzeitig 1/3 der Miteigentumsanteile darstellen).

Wesentlich für die ordnungsgemäße Beschlussfassung ist, wie oben ausgeführt die Richtigkeit und Vollständigkeit, sowie Rechtzeitigkeit der Einladung zur Eigentümerversammlung. (nicht die beabsichtigte wörtliche Beschlussfassung, aber die wesentlichen Inhalte) Ausnahme: alle sind da und alle sind mit der Abstimmung einverstanden, ein Gegner macht den Beschluss als formungültig anfechtbar.

Eine Beschlussfassung muss allerdings nicht zwingend in der Eigentümerversammlung geschehen, sondern kann auch auf jede andere Art durchgeführt werden. (per E-Mail, Internet, ja gar telefonisch)

Das schriftliche Umlaufbeschlussverfahren ist wohl die Realität. Der Verwalter, aber auch jeder Wohnungseigentümer kann das einleiten. Ganz wesentlich auch im Umlaufbeschlussverfahren ist die Mitwirkung jedes einzelnen Wohnungseigentümers durch die Gewährung des Anhörungsrechtes mit einer Mindestfrist von 14 Tagen.

Wie geht man vor?

·      Das schriftliche Umlaufbeschlussformular ist jedem einzelnen Wohnungseigentümer wie bei der Ladung zur Eigentümerversammlung zuzusenden, siehe oben

·      Auch hier reicht eine Zusendung an die richtige Adresse

·      Oder an den richtigen gesetzlichen Vertreter  

·      Nicht erforderlich ist der Empfang der Verständigung.

·      Bekanntgabe des Ablaufs der Abstimmungsfrist im Beschlussverfahren mit genauem Datum

·      Anschließend sofortige Bekanntgabe des Beschlussergebnisses an die Wohnungseigentümer durch Hausanschlag

·      Achtung: Nach der jüngsten Rechtsprechung ist das additive Verfahren im Umlaufbeschlussverfahren unzulässig, da gibt’s also keine Nachfristen und nachträgliche Stimmen zum „Dazuzählen“

·      die Durchführung einer anonymen Abstimmung ist nicht zulässig. Es muss jedem Wohnungseigentümer möglich sein, nach Beschlussbekanntgabe zu erfahren, welcher Wohnungseigentümer wie abgestimmt hat. Ist diese Möglichkeit nicht gegeben, so ist der Beschluss gesetzeswidrig zustande gekommen und im Fall einer Anfechtung aufzuheben.

·      Achtung: Im Unterschied zum additiven Verfahren sind die Wohnungseigentümer bei einem Umlaufbeschlussverfahren an ihre Stimmabgabe nicht gebunden, solange nicht jeder Wohnungseigentümer die Möglichkeit zur Äußerung bekommen hat.

·      Grundsätzlich sind negative Beschlussfragen nicht gestattet. Lediglich beim Abgehen von einer gesetzlichen Verpflichtung ist eine solche Vorgangsweise zulässig. (ob der Wohnungseigentümer dagegen ist, dass …..)

·      Wer stimmt ab: Wohnungseigentümer oder Fruchtgenussberechtigter.  Bei der Einräumung eines grundbücherlichen Fruchtgenusses kommt das Abstimmungsrecht dem Fruchtgenussberechtigten zu. Ist lediglich ein Wohnrecht oder ein sonstiges Nutzungsrecht eingeräumt, kommt die Legitimation zur Abstimmung weiterhin dem Wohnungseigentümer zu.

·      Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, die nach seinem Miteigentumsanteil gewichtet ist. Die Eigentümerpartner müssen ihr Stimmrecht gemeinsam ausüben. Die Mehrheitsberechnung ergibt sich nicht durch die Anzahl der Stimmen, sondern durch die Summe der Miteigentumsanteile der Stimmberechtigten. Entscheidend ist der Grundbuchstand zum Beschlusszeitpunkt, also zum Ende der Abstimmungsfrist.

·      Durch die WEG-Novelle 2022 hat sich zur Ermöglichung erleichterter Mehrheitsfindung ein neues Regime für die erforderlichen Beschlussmehrheiten ergeben (§ 24 Abs 4 WEG 2002): Im Regelfall ist das Erreichen einer absoluten Mehrheit erforderlich. Bei Gleichstand der Stimmen kann das Gericht von jedem Wohnungseigentümer angerufen werden, das dann über die Bewilligung der Maßnahme nach pflichtgemäßem Ermessen zu entscheiden hat. Ausreichend kann aber auch ab dem 01.07.2022 die Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen, ebenfalls berechnet nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile, sein. In diesem Fall muss diese Mehrheit überdies zumindest ein Drittel aller Miteigentumsanteile erreichen. Wer den Wohnungseigentümern einen Vorschlag für einen Beschluss zur Abstimmung unterbreitet, hat darin über die gesetzlichen Regelungen über die Stimmenmehrheit zu informieren und darauf hinzuweisen, dass demnach ein auch mehrheitliches Unterbleiben der Stimmabgabe eine wirksame Beschlussfassung nicht jedenfalls verhindert.

Und nach der Abstimmung: Ergebnis, Hausanschlag

·      Nach Ablauf des Beschlussverfahrens ist jeder Wohnungseigentümer über das Ergebnis zu informieren. Dies geschieht einerseits durch Hausanschlag, andererseits durch die Zustellung des Beschlussergebnisses an jeden einzelnen Wohnungseigentümer.

·      Entscheidend ist der Hausanschlag, da nur er die gerichtliche Beschluss-Anfechtungsfrist auslöst (ein Foto als Nachweis kann helfen).

·      Der Hausanschlag erfolgt in sämtlichen Stiegenhäusern an der vorgesehenen Anschlagetafel.

·      Eine Bekanntmachung eines Beschluss-/Abstimmungsergebnisses hat auch zu erfolgen, wenn der Beschlussantrag keine erforderliche Mehrheit gefunden hat. Die Wohnungseigentümer sollen auch informiert werden, wenn es zu keinem positiven Beschluss gekommen ist.

Anfechtung des Beschlusses:

·      Wesentlich für die materiell-rechtlichen Anfechtungsgründe, die Anfechtungsfristen als auch für die inhaltliche Überprüfung der Beschlüsse ist die Frage, ob es sich bei einem Beschluss um eine Maßnahme der ordentlichen oder der außerordentlichen Verwaltung gehandelt hat.

·      Ordentliche Verwaltung sind die gesamte Verwaltung und Erhaltung der allgemeinen Teile der Liegenschaft, aber auch die Behebung ernster Schäden im Wohnungseigentumsobjekt, Fragen der Bildung einer Rücklage, Fragen einer Darlehensaufnahme und des Abschlusses einer Versicherung für die Liegenschaft sowie der Bestellung eines Verwalters und Fragen des Verwaltungsvertrages. Die Bestellung und die Abberufung der Eigentümervertreter sind genauso wie die Erlassung einer Hausordnung und Angelegenheiten in Vermietung und Aufkündigung allgemeiner Teile ordentliche Verwaltungsmaßnahmen. Ebenso ist das Einholen eines Energieausweises eine ordentliche Verwaltungsmaßnahme.

·      Maßnahmen der außerordentlichen Verwaltung erfordern zwingend eine rechtswirksame Beschlussfassung der Mehrheitseigentümer, vorher sind die Maßnahmen nicht gestattet.

·      Außerordentliche Verwaltungsmaßnamen sind im häufigsten Fall Verbesserungsarbeiten, die über reine Erhaltungsarbeiten hinausgehen, aufwendige Renovierungen und inzwischen sehr relevant die Beschlüsse über Umstellungen von noch funktionsfähigen Heizungsanlagen auf ökologischere Formen von Heizungssystemen sein, oder aber eben auch der Austausch der defekten Heizung gegen eine andere Heizungsform (Öl auf Gas, Gas auf Pellets usw.)

·      Ein häufiger Fall für Abgrenzungsschwierigkeiten zwischen ordentlicher und außerordentlicher Verwaltung sind die thermischen Wohnhaussanierungen. Ob eine solche Sanierung eine ordentliche Verwaltungsmaßnahme darstellt, ist stark einzelfallbezogen und hängt von den Kosten der Sanierung, dem Zustand der zu sanierenden Hausfassade, den sonstigen anstehenden Erhaltungsarbeiten und von der - zu erwartenden - Ersparnis durch die bessere thermische Abdichtung des Hauses ab.

·      Man könnte meinen, dass im Regelfall bei einer thermischen Wohnhaussanierung – das entsprechende Alter eines Hauses vorausgesetzt – von einer Maßnahme der ordentlichen Verwaltung auszugehen ist. Auf Grund der Höhe der zu erwartenden Kosten neige ich eher zur außerordentlichen Einreihung.

·      Ein Beschluss über eine Maßnahme der außerordentlichen Verwaltung kann sowohl aus den Gründen des § 24 Abs 6 WEG 2002 (wie eben auch ein Beschluss der ordentlichen Verwaltung) als auch nach den Bestimmungen des § 29 WEG 2002 angefochten werden. Unterbleibt eine Anfechtung, ist der Beschluss rechtswirksam.

·      In Zukunft wird die Umstellung von konventionellen Heizungsanlagen auf neue „grünere“ Techniken von stark zunehmender Bedeutung sein. Angesichts der mit der Umstellung häufig verbundenen gravierenden finanziellen Belastung wird, wie gesagt eine Maßnahme der außerordentlichen Verwaltung vorliegen. Eine Beschlussfassung ist daher unbedingt erforderlich.

·      Der Beschluss selber kann in einer solchen Konstellation auch nach den Bestimmungen des § 29 WEG 2002 angefochten werden.

·      Die Einholung eines Sachverständigengutachtens zur Frage der technischen Möglichkeit und der Umstellungskosten wird als Vorarbeit für eine Beschlussfassung einer Maßnahme der außerordentlichen Verwaltung jedoch als Maßnahme der ordentlichen Verwaltung zu sehen sein. Da häufig auch damit bereits nicht unerhebliche Kosten verbunden sind, rate ich dringend auch dafür zur Beschlussfassung.

Beschlussanfechtungsverfahren vor Gericht

·      Wenn das Verfahren auch ein Verhalten des Verwalters im Beschlussverfahren betrifft, dann hat der Verwalter Parteienstellung. Ebenso hat der Verwalter Parteienstellung, wenn der Beschluss ein zukünftiges Verhalten des Verwalters betrifft. Der Verwalter ist dann dem Gerichtsverfahren beizuziehen.

·      Das Verfahren wird zunächst in erster Instanz im außerstreitigen Rechtsweg beim Bezirksgericht geführt.

·      Innerhalb einer Ein-Monatsfrist ab Hausanschlag kann ein Beschluss bei Maßnahmen der ordentlichen und außerordentlichen Verwaltung beim Gericht wegen formeller Mängel, Gesetzwidrigkeit oder des Fehlens der erforderlichen Mehrheit angefochten werden.

·      Für die Anfechtung von Maßnahmen der außerordentlichen Verwaltung nach § 29 WEG 2002 steht eine Frist von drei Monaten zur Verfügung. Will man jedoch auch formelle Mängel iSd § 24 WEG 2002 geltend machen, ist zwingend die Ein-Monatsfrist zu beachten.

·      Bei Maßnahmen der außerordentlichen Verwaltung hat für den Fall des Unterbleibens der Verständigung eines einzelnen Wohnungseigentümers der übergangene Wohnungseigentümer eine Anfechtungsfrist von sechs Monaten zu beachten.

·      Antragslegitimiert beim gerichtlichen Beschlussanfechtungsverfahren ist grundsätzlich jeder Wohnungseigentümer.

·      Dem zustimmenden Wohnungseigentümer nur dann, wenn etwa Irrtum bei seiner Willensbildung geltend gemacht wird.

·      Ein geltend gemachter formeller Mangel muss für das Beschlussergebnis ursächlich gewesen sein. Nicht so bei Verletzung des Anhörungsrechtes (mangelhafte Verständigung, fehlerhafte Zusendung). In einem solchen Fall ist der Beschluss im Regelfall als unwirksam aufzuheben. Auch der nicht erfolgte Hinweis darauf, dass ein auch mehrheitliches Unterbleiben der Stimmabgabe eine wirksame Beschlussfassung nicht jedenfalls verhindert, stellt nunmehr einen gravierenden Formalmangel bei der Beschlussfassung dar.

·      Ein weiterer Anfechtungsgrund ist das Fehlen der erforderlichen Mehrheit, beispielsweise durch die rechnerisch unrichtige Zählung der abgegebenen Stimmen. (beide Eigentümer einer Einheit müssen gleich abstimmen, es müssen die gesetzlichen Vertreter die Willenserklärung abgegeben haben usw.

·      Unzulässig sind bei der Auszählung Interpretationen der Stimmabgabe. „Ja, aber“ oder „ich schließe mich der Mehrheit an“ ist keine JA-Stimme

·      Eine Gesetzwidrigkeit liegt bei Verletzung von zwingenden Bestimmungen des WEG 2002 vor (etwa gefährliche Zustände nicht zu beseitigen, auf eine Rücklage zu verzichten usw.

·      Achtung:  Anfechtungsfristen sind materiell-rechtliche Fristen, der Post Lauf wird also nicht eingerechnet, eine prozessuale Wiedereinsetzung in den vorigen Stand bei Fristversäumnis findet nicht statt.

·      Beim Hausanschlag hat der Verwalter die jeweiligen Fristen für die Anfechtung des Beschlusses bei Gericht bekannt zu geben.

·      Im Verfahren passivlegitimiert sind sämtliche Wohnungseigentümer, die keinen Antrag bei Gericht gestellt haben bzw. nicht innerhalb der Anfechtungsfrist dem Verfahren aufseiten des Antragstellers beigetreten sind. Sie sind daher als Prozessgegner des Antragstellers zu behandeln.

·      Sollte der Antragsteller mit seinem Antrag erfolgreich sein, so haben ihm die Antragsgegner grundsätzlich seine Verfahrenskosten, insbesondere auch die Kosten seiner anwaltlichen Vertretung zu bezahlen.

·      Umgekehrt hat der Antragsteller, wenn er mit seiner Anfechtung bei Gericht nicht erfolgreich durchdringen sollte, den Antragsgegnern deren Verfahrenskosten zu ersetzen.